Profil: společnost s 250 počítači a stejným počtem uživatelů, převážně administrativní provoz, vlastní tisk.
Výchozí situace
O tom, jak se u nás využívá IT a pracovní čas, jsme věděli málo. Rostly i náklady na tisk a nikdo neuměl říct proč. Zároveň jsme chtěli mít pod kontrolou i bezpečnost, zejména z pohledu chování uživatelů. Byli jsme si vědomi i toho, že monitoring je citlivé téma — nechtěli jsme „špehovat lidi", chtěli jsme přehled a podklady pro rozhodování.
Nasazení
MagikMONITOR jsme zavedli transparentně: zaměstnance jsme informovali formou směrnice, nastavili jasná pravidla a rozsah. Sledujeme využití aplikací a internetu, tisk a práci s USB a úložišti — vše v agregované podobě. Cílem nebylo hlídat jednotlivce, ale vidět vzorce a odhalit plýtvání. Dopad na konkrétní jednotlivce je pouze v extrémních případech, kdy produktivita je blízko nule nebo tam je podezření na únik dat.
Přínosy
- Reálné využití aplikací a licencí. Vidíme, co se skutečně používá — a co ne. To nám pomohlo i při rozhodování o nákupu a přerozdělení licencí.
- Férové a podložené vyhodnocení. Místo dojmů máme data. Díky transparentnímu nasazení to jako férové vnímají i zaměstnanci.
- Ochrana dat. Přehled o připojených USB zařízeních a práci se soubory snížil riziko úniku citlivých dat.
- Nižší náklady na tisk. Odhalení zbytečných tisků, nastavení pravidel a spotřeba nám klesla o více než třetinu.
- Podklady pro vedení. Přehledné reporty ukazují, kde se ztrácí čas i peníze — a dávají základ pro konkrétní opatření.
Výsledek
Přestali jsme se o produktivitě a nákladech dohadovat a začali rozhodovat na datech. Nejcennější je, že jsme přehled získali, aniž bychom zhoršili atmosféru — naopak, jasná pravidla a férové vyhodnocení lidé přijali líp než dřívější dohady.
— IT manažer, [Jméno i společnost záměrně neuvádíme vzhledem k citlivosti dat]
