Přejít na hlavní obsah
Řešení

Evidence (nejen) IT majetku

Přehledná evidence majetku. Kdykoli máte po ruce informace o tom, kdo majetek používá, v jakém je stavu a kde se nachází — přehled svěřeného majetku uživatele, seznam za oddělení i historii oprav a revizí.

Vyzkoušet DEMO
Spočítat cenu
Screenshot IT majetek
Proč to řešit

Mějte vždy aktuální přehled

Ve většině firem žije evidence IT ve třech nesourodých světech najednou: v hlavě jednoho zkušeného správce, v pár excelových tabulkách a v účetním systému, který zná pořizovací cenu, ale ne to, kde zařízení právě fyzicky je. Jakmile firma povyroste nebo klíčový člověk odejde, přehled se rozpadá.

Chybějící evidence se nepřipomíná každý den — připomene se v nejnevhodnější okamžik: při auditu, při pojistné události, při obměně notebooků, kdy nikdo neví, které kusy jsou ještě v záruce, nebo když se řeší, jestli odcházející zaměstnanec vrátil všechno vybavení.

Řešením není další tabulka, kterou bude někdo ručně dohledávat. Řešením je evidence, která se plní a aktualizuje sama — z reálného stavu sítě — a zároveň umožňuje doevidovat i to, co se automaticky sejmout nedá (nábytek, telefony, tonery, příslušenství).

„Nemít přehled o IT majetku je drahé přesně ve chvíli, kdy si to nejmíň můžete dovolit.“

PŘÍPADOVÁ STUDIE

S MagikINFO máme IT majetek pod kontrolou

Profil: výrobně-obchodní společnost, 300 počítačů a přibližně 800 dalších evidovaných zařízení, čtyřčlenný IT tým.

Výchozí situace
Evidenci IT jsme roky vedli v tabulkách. Problém bylo evidenci vůbec udržovat, navíc účetní měla svoji jen podle inventárních čísel — a realita byla ještě jiná, stejně to nesedělo. Při 300 počítačích a dalších zhruba 800 zařízeních (monitory, tiskárny, IP telefony, čtečky, switche, služební mobily) se to prostě neudrželo. Nejhorší byla fyzická inventura a také jakákoli zmínka o softwarovém auditu. Obojí znamenalo dny hledání a dnes už zbytečnou práci navíc.

Nasazení
Pro MagikAUDIT jsme se rozhodli už před lety z několika důvodů. Nabízelo automatický sběr dat, spoustu možností rámci evidence, tvorbu vlastních protokolů apod. Nasazení bylo rychlejší, než jsem čekal — během pár dnů jsme měli kompletní obraz hardwaru i nainstalovaného softwaru na všech stanicích, bez ručního opisování. Druhým krokem bylo doevidovat majetek, který ze sítě nesejmete — periferie, telefony, drobná technika (a později ho i polepit čárovými kódy). Nastavili jsme si vlastní kategorie a střediska přesně podle toho, jak firma funguje. Celé to zabralo pár týdnů, od té doby se evidence plní a aktualizuje "sama".

Přínosy

  • Přehled o skutečném stavu IT majetku v podstatě kdykoliv. Jsme schopni udržovat aktuální stav i porovnávat změny. Od nasazení MagikINFO se dá říct, že evidence skutečně odpovídá realitě.
  • Úspora na licencích. Porovnání nainstalovaného softwaru s tím, co máme koupené, odhalilo desítky nevyužitých instalací. Místo nákupu nových licencí jsme je přerozdělili.
  • Klid při auditu. Podklady o hardwaru i licencích máme kdykoli po ruce — připravím je za pár minut, ne za pár dní.
  • Pořádek a odpovědnost. U každého zařízení vidím jeho historii, záruku a komu je přiřazené. Když zaměstnanec odchází, přesně vím, co má vrátit — „záhadné" mizení techniky prakticky přestalo.
  • Plánování obměny. Díky evidenci záruk a stáří zařízení nakupujeme dopředu, ne na poslední chvíli.

Výsledek
Od nasazení MagikINFO jsem čekal, že přinese zejména řád a pořádek — a to jsme dostali. Dnes je evidence IT něco, na co se spolehnu já i vedení. Když se mě někdo zeptá, kolik čeho máme a v jakém stavu, odpovím během chvíle a s jistotou, že to sedí. Kdybych měl MagikAUDIT shrnout jednou větou: konečně nevedeme evidenci proto, že se musí, ale proto, že nám reálně pomáhá.

— Rostislav Cichra, IT manažer, MINERVA BOSKOVICE, a.s.

Ukázky

Podívejte se na snímky obrazovek

Takto vypadá evidence majetku v praxi. Klikněte na náhled obrázku v galerii pro zvětšení.

Funkce

Co všechno evidence zvládne

Čárové kódy a jejich tisk

Navrhněte a vygenerujte čárové kódy dle svých požadavků, přiřaďte je majetku automaticky i ručně a tiskněte přímo na etikety. Začnete od nuly, nebo využijete stávající štítky.

Inventura mobilní aplikací

Pravidelné inventury provádíte terminálem nebo mobilem s fotoaparátem — stačí naší Android aplikací nasnímat čárové kódy majetku.

Online inventura ve webovém portále

Každý uživatel vidí ve webovém portále svůj svěřený majetek a na vyžádání ho potvrdí, nebo zamítne, pokud jím už nedisponuje.

Sestavy, protokoly a převodky

Protokoly máte v každé fázi cyklu — převzetí do používání, převodky i vyřazení. Zobrazíte a vytisknete je za jednotlivý majetek i kompletně za uživatele.

Struktura v gridu i ve stromě

Přehled majetku si přizpůsobíte: grid s bohatým filtrováním, nebo stromová struktura od lokalit přes organizační jednotky a uživatele až k majetku.

Vlastní třídy, typy a vlastnosti

Nastavte si vlastní třídy, typy i vlastnosti majetku, aby evidence přesně seděla vašim potřebám — včetně filtrování, třídění a seskupování polí.

Role a oprávnění

Správce majetku určíte geograficky (lokalita, organizační jednotka) nebo podle typu majetku — oddělíte tak třeba správu počítačů od mobilních telefonů.

Opravy, údržba a revize

Evidujte každou opravu (záruční i pozáruční) a nastavte pravidelné revize či certifikace s předstihovým upozorněním, třeba e-mailem.

Import a synchronizace s AD

Majetek naimportujete ze stávající evidence (xls, csv, sql) i exportujete do různých formátů. Uživatele synchronizujete s Active Directory.

Náš přístup

Všechen majetek na jednom místě

MagikINFO automaticky prohledá síť, na každé stanici zjistí hardwarovou konfiguraci i nainstalovaný software a výsledky ukládá do centrální evidence. Nemusíte nic ručně opisovat — data se sbírají sama a při každé změně se aktualizují.

Nad automaticky sebranými daty stavíme evidenci, kterou si přizpůsobíte: vlastní kategorie majetku, umístění, střediska, odpovědné osoby, doklady, záruky i libovolná vlastní pole. Ke každému zařízení vidíte jeho historii — kdy přibylo, kde bylo, komu bylo přiřazeno.

Součástí je i evidence ostatního majetku a příslušenství, takže v jednom systému máte notebooky i kancelářské židle. Můžete je přidat ručně nebo třeba z Excelu. MagikINFO je plnohodnotnou majetkovou databází, nejen skener počítačů.

Mobilní aplikaci MagikINFO Inventory pro Android stáhnete zdarma z Google Play:

MagikINFO Inventory – stáhnout z Google Play

Co řešení zahrnuje

  • Automatický audit hardwaru
    Zjištění kompletní konfigurace každé stanice — procesor, paměť, disky, periferie — bez ruční práce.
  • Evidence softwaru
    Přehled nainstalovaných aplikací a jejich verzí napříč celou organizací.
  • Vlastní kategorie a pole
    Přizpůsobte si evidenci svým procesům — střediska, umístění, odpovědné osoby, doklady.
  • Historie a životní cyklus
    U každého zařízení vidíte celou historii od pořízení po vyřazení.
  • Doklady a záruky
    Navázání faktur, dodacích listů a záručních lhůt přímo na majetek.
  • Ostatní majetek
    Doevidování ostatních zařízení, příslušenství nebo nábytku pro úplný obraz.
  • Inventura
    Inventura pomocí aplikace v mobilním telefonu nebo online v portálu.
Průběh

Jak to funguje v praxi

Nasazení není revoluce ani měsíce příprav. Postupujeme v jasných krocích a systém přináší hodnotu prakticky ihned.

1

Zmapování stavu

spustíme audit sítě a během chvíle máte první přehled reálného hardwaru a softwaru.

2

Nastavení evidence

doplníme kategorie, střediska a vlastní pole podle toho, jak firma funguje.

3

Doplnění kontextu

navážeme doklady, záruky a odpovědné osoby, doevidujeme nesíťový majetek.

4

Průběžný provoz

evidence se dál aktualizuje sama, vy jen čerpáte reporty a řešíte změny.

Výhody

Co získáte s MagikINFO

Okamžitý přehled

Víte, co máte, kde to je a komu to patří, bez zdlouhavého dohledávání.

Podklady pro audit i pojistné události

Podklady pro audit i pojistné události připravíte během pár kliknutí.

Nižší náklady

Náklady snížíte lepším využitím stávajícího vybavení a plánováním obměn.

Méně ztrát

Jasná odpovědnost za svěřené vybavení snižuje „záhadné“ mizení techniky.

Data místo dohadů

O nákupech a rozpočtu na IT rozhodujete podle dat, ne podle dohadů.

Připravenost na růst

Evidence škáluje s firmou a nezávisí na paměti jednoho člověka.
Modul

Evidence majetku je součástí modulu

→ MagikAUDIT
FAQ

Časté dotazy

Musíme data zadávat ručně?

Ano i ne. Počítače a také připojené monitory se na připojených stanicích sbírají automaticky. Ze sítě lze do majetku načíst také některé typy tiskáren nebo síťových prvků. Ručně doplňujete například mobilní telefony, SIM karty a různá další zařízení.

Zvládne to i majetek mimo síť?

Ano. Kromě automaticky sejmutých počítačů můžete evidovat libovolný další majetek a příslušenství, včetně vlastních kategorií a polí.

Umí MagikINFO generovat předávací protokoly?

Ano. V MagikINFO jsou k dispozici šablony sestav včetně různých typů protokolů, které lze upravovat (např. dle firemní kultury). Kromě tištěných protokolů lze k předání majetku využít i online protokol ve webovém prostředí MagikINFO portal.

Jak často se evidence aktualizuje?

U počítačů je to při každém auditu stanice. Změny konfigurace i software se propíší do evidence automaticky, takže data jsou stále aktuální. U ostatního majetku bude záležet na vás, jak aktuální budete evidenci udržovat.

Jaké změny majetku jsou evidovány?

Evidovány mohou být události typu nákup, přesun, zapůjčení, zařazení, vyřazení, opravy apod. Součástí je samozřejmě také podrobná historie majetku. Dále je ke každému majetku k dispozici sada polí, a je na vás, co vše budete chtít evidovat.

Dá se evidence napojit na účetnictví?

Data lze exportovat a propojit s dalšími systémy; evidence slouží jako spolehlivý zdroj o fyzickém a technickém stavu majetku.

Musíme kupovat čtečky čárových kódů?

Ne. Pro inventuru stačí běžný mobil s fotoaparátem a naše Android aplikace — speciální terminál je jen volitelný. Stejně tak je na vás, jestli budete evidovat majetek včetně čárových kódů nebo vám bude stačit evidence bez této funkcionality.

Jak převedeme stávající evidenci z Excelu?

Data naimportujete vestavěnými nástroji z formátů xls, csv nebo sql a uživatele synchronizujete s Active Directory.

Upozorní nás systém na končící záruky a revize?

Ano. Nastavíte si hlídání záruk i pravidelné revize a certifikace s předstihovým upozorněním e-mailem.

Zaujalo vás řešení Evidence majetku?

Chcete se dozvědět víc, nebo byste rádi viděli ukázku, ať už DEMO verze nebo na vlastních datech? Napište nám e-mail a my se vám rádi ozveme.

Objednat ukázku
Děkujeme!Ozveme se vám co nejdříve.